Per rendere un evento indimenticabile bastano poche regole, semplici ed efficaci.

Definiti questi punti, la scelta della struttura porterà in maniera naturale alla pianificazione dell’evento, dal timing alle diverse attività da svolgere. È importante alternare momenti aggregativi a momenti dedicati che sorprendano ed emozionino, come ad esempio un percorso culturale personalizzato. Vediamo insieme i 5 punti principali da non trascurare e che aiuteranno a fare le scelte giuste.

L’obiettivo è trasmettere l’immagine di un’azienda dinamica e attuale, che esprima una forte personalità.

 

Il Brief

Il brief è uno step fondamentale del lavoro organizzativo. Con questo strumento è possibile raccogliere i diversi input in azienda e creare un dossier con esplicitati i principali obiettivi, gli stakeholder coinvolti, il format e una roadmap di massima. Non si tratta di organizzare un semplice incontro, ma si deve contestualizzare ogni scelta perché sia funzionale e coerente, assicurandosi che gli ospiti comprendano a pieno la vision aziendale.

L’idea generale dipende da:

• il tema dell’evento
• chi partecipa (team, clienti, fornitori, etc)
• come vogliamo promuovere il brand
• la cultura aziendale e il core business

 

Il Budget

È il punto di partenza. Una volta fissato, sarà proprio il budget a guidarci nelle scelte e ad indirizzarci verso la location ottimale in cui valorizzare al meglio gli spazi a disposizione.

Le location più organizzate ed esclusive offrono infatti quasi tutto ciò che può essere utile (i servizi di segreteria, gli allestimenti tecnici, gli arredi, gli addobbi, la comunicazione online etc). Prima della scelta definitiva, leggiamo sempre con attenzione quanto è incluso – e non – nel preventivo, apprezzando i plus e considerando i servizi accessori.

 

La Location

La location deve essere necessariamente allineata alle esigenze aziendali e preferibilmente deve condividere anche la stessa attitudine al business e ai valori. Per creare un’esperienza memorabile i partecipanti devono sentirsi accolti in un’atmosfera calda, in cui possano riconoscersi e sentirsi a loro agio in un contesto sobrio ed elegante.

Inoltre anche il contesto in cui la location si inserisce deve essere:

• Facilmente raggiungibile grazie alla sua posizione strategica.
• Personalizzabile, con spazi ampi, luminosi e modulabili
• Attrezzata di tutti gli impianti necessari
• Agibile, per soddisfazione le esigenze di tutti gli ospiti presenti

 

 

Le migliori soluzioni prevedono l’organizzazione di ogni momento in uno spazio diverso: dall’accoglienza con accredito al momento business, dai servizi catering ai momenti di socializzazione. Il tutto senza creare affollamenti, o al contrario, l’eccessiva dispersione.

 

I Fornitori

I fornitori scelti devono dare garanzia di professionalità e svolgere i servizi richiesti con cordialità ed efficienza. In particolare la qualità del catering fa da spartiacque in maniera piuttosto netta: sono infatti i dettagli a fare la differenza e nulla va lasciato al caso.

 

 

I piatti, l’allestimento e il menù devono presentarsi al meglio, in termini di gusto e di aspetto. Particolari proposte speciali, come per esempio la realizzazione di menù o drink personalizzati, possono essere un elemento distintivo.

 

La Comunicazione

Ogni evento di successo che si definisce tale viene promosso in fase di pre-evento, evento e post-evento.

Partiamo dall’invito, il biglietto da visita che presenterà il meeting. Successivamente creiamo aspettativa e curiosità, utilizzando i contenuti stessi che lo spazio scelto ci offre.

 

 

Riportare aneddoti, stupire con le immagini e raccontare i vari step del percorso, dal primo sopralluogo agli allestimenti, fino all’evento stesso, rappresenta senza dubbio un plus importante per condividere momenti ricchi di emozioni.

Gestiamo sapientemente i canali social e prevediamo magari una diretta in streaming per chi non potrà essere presente fisicamente, oltre a degli omaggi brandizzati per i nostri partecipanti.

 

 

Infine coccoliamo gli ospiti con una mail personalizzata di ringraziamento, magari arricchita con foto e video dell’evento.

 

 

Qualunque sia l’obiettivo, è importante ricordare che l’evento perfetto non esiste. Esiste quello fatto su misura.

Il punto di forza del Centro Congressi Museo Nicolis è quello di offrire in qualsiasi occasione Eventi Tailor Made, creati appositamente per soddisfare le singole esigenze con l’accuratezza e la professionalità che ci contraddistinguono.

 

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