Il successo di un evento aziendale è il risultato di un’attenta organizzazione in cui la location gioca un ruolo fondamentale.
Si tratta di una scelta importante, data dalla valutazione di diversi fattori:
- la tipologia di evento da realizzare
- gli obiettivi che si vogliono raggiungere
- i contenuti che vogliamo comunicare.
La location può essere un inaspettato e funzionale strumento per creare atmosfere e condividere esperienze.
Come scegliere location per gli eventi aziendali
La proposta è ampia, tanto da rendere dispersiva la ricerca. Ecco perché basterà seguire poche e semplici regole per trovare la sede ideale, che dovrà essere bella, ovviamente, ma soprattutto rispondere alle esigenze ed adattarvisi con facilità.
Prima di tutto è bene definire la tipologia dell’evento e l’immagine che vogliamo comunicare, cercando di soddisfare le nostre aspettative nel rispetto del budget fissato.
- Budget
Soprattutto se non è flessibile, sarà proprio il budget a guidarci nella selezione e ad indirizzarci verso una rosa di location congeniali.
Prima della scelta definitiva informiamoci su ciò che è incluso – e non – nel prezzo comunicato in preventivo e quali sono le modalità di pagamento previste.
Le location più organizzate ed esclusive offrono quasi tutto ciò che può essere utile (i servizi di segreteria, gli allestimenti tecnici, gli arredi, gli addobbi, la comunicazione online etc).
- Posizione
In centro o in un luogo poco trafficato?
Sarà la tipologia di evento a darci la risposta corretta. Una caratteristica vincente di ogni location è che sia facilmente raggiungibile dalle principali autostrade, aeroporti e stazioni ferroviarie.
È bene quindi valutare attentamente la posizione e tutti i collegamenti disponibili: autostrade, ferrovie, aeroporti ecc. Soprattutto quando si tratta di incontri business, i clienti amano essere autonomi senza l’obbligo del trasferimento in navetta.
- Destinazione
L’attrattività della località scelta è sicuramente un valore aggiunto al proprio evento.
Come sempre accade, l’immagine stessa della destinazione crea interesse (le tipicità, le attrazioni, la sicurezza, il clima etc.) così come la presenza di eventi collaterali che attirino gli ospiti.
I grandi centri urbani offrono certamente maggiori proposte, ma le località di provincia sono spesso più economiche e valorizzano particolarmente alle eccellenze della propria zona. A parità di condizioni, valutiamo quindi positivamente una località che per consolidare la propria posizione nel mercato congressuale affianca alla propria offerta commerciale una sinergica promozione del territorio.
- Ampiezza, capienza e flessibilità degli spazi.
La giusta location deve rispondere alle esigenze del cliente, sia in termini di ampiezza, di capienza e di numero di sale. Le migliori soluzioni prevedono l’organizzazione di ogni momento in uno spazio diverso: dall’accoglienza con accredito al momento business, dai servizi catering ai momenti di socializzazione. Il tutto senza creare affollamenti, o al contrario, l’eccessiva dispersione.
- Parcheggio
Deve essere ovviamente ampio, con facilità di manovra non solo per le vetture ma anche per navette e autobus. Non dimentichiamo che il parcheggio verrà utilizzato dai nostri ospiti ma anche da fornitori, staff, etc.
Verifichiamo attentamente che tutti abbiamo il giusto “spazio”.
- Spazi per disbrigo catering, magazzino, guardaroba
Sono i dettagli a fare la differenza nulla va lasciato al caso. In particolare servizi come il guardaroba, un magazzino merci per gli allestitori e un’area di disbrigo pratica e nascosta(!) per il fornitore catering.
Una location efficiente presenta più di un guardaroba, uno vicino alla sala meeting. Questo farà sentire gli ospiti ben accolti e permetterà loro di lasciare tranquillamente i propri effetti personali.
Sarà inoltre opportuno verificare che vi sia uno spazio adeguato al deposito delle attrezzature necessarie a fornitori e sponsor, così come un’area dove il fornitore catering potrà organizzare un vero e proprio magazzino merci.
- Comunicazione
Creare aspettativa e curiosità utilizzando i contenuti stessi che lo spazio scelto offre. Riportare aneddoti, stupire con le immagini e raccontare i vari step del percorso, dal primo sopralluogo agli allestimenti, fino all’evento stesso, rappresenta senza dubbio un plus importante per condividere momenti ricchi di emozioni.
- Allestimenti
È importante che gli spazi siano facilmente personalizzabili, per creare l’effetto desiderato. Sfruttiamo a nostro vantaggio elementi e arredi già presenti che possono semplificare il nostro lavoro creando valore aggiunto e (perché no?) riducendo le spese previste per questa voce.
- Accoglienza
Gli ospiti devono sentirsi accolti da un caldo benvenuto sin dal primo momento. Che l’evento sia formale o più conviviale, un’accoglienza cordiale favorisce un’atmosfera positiva che predispone alla socializzazione
- Servizi offerti dalla location.
Leggiamo sempre con attenzione quanto incluso in offerta, apprezzando i plus e considerando i servizi accessori: rispetteremo il nostro budget con più affidabilità.
Location cene di Gala
La cena di Gala è un’occasione mondana che rappresenta un importante veicolo di comunicazione. Si tratta di un evento di prestigio, in cui l’azienda tende ad investire in termini economici per rafforzare la propria immagine.
Sia che rappresenti il momento finale di un meeting, che l’evento clou, l’organizzazione dovrà essere precisa ed impeccabile per un risultato che superi le aspettative dell’ospite. Per questo è importante aver chiaro fin da subito lo stile che desideriamo: sarà la linea guida che ci orienterà nella parte operativa.
Un momento di così altro profilo predilige una location di prestigio che rappresenti un valore aggiunto, come un luogo di cultura aperto in esclusiva per i nostri ospiti.
Ma attenzione! Puntiamo su una sede unica e diversa dal solito, ma anche funzionale e dotata di quanto necessario a semplificare l’organizzazione: locali ampi e luminosi, allestimenti, arredi di design etc.
Facciamoci consigliare dall’event manager della location per valorizzare quanto incluso in offerta: ad esempio la personalizzazione degli spazi con prestigiose vetture d’epoca, una scenografia unica e di sicuro impatto per stupire gli invitati e catturare la loro attenzione.
Un punto di forza di una location ben attrezzata è inoltre la presenza degli impianti necessari per l’organizzazione della cena perfetta: un ampio montacarichi per il trasporto delle attrezzature, prese elettriche posizionate strategicamente etc.
Determinante è infine una selezione dei migliori fornitori, in grado di svolgere i servizi richiesti con professionalità: dal catering, con menù creati appositamente per l’evento, a servizi specializzati di accoglienza e di sicurezza.
Location party aziendali
Nel calendario di ogni azienda di successo sono in programma uno o più party aziendali. Si tratta di eventi importanti, organizzati per celebrare una ricorrenza o il raggiungimento di un traguardo.
Lontani dalla quotidianità e dalla formalità dell’ufficio, si stabiliscono nuove connessioni, capaci di coinvolgere ed emozionare. Ecco perché si tratta di un evento da sfruttare al meglio, avendo ben chiaro fin da subito cosa vogliamo comunicare, per diffondere un’immagine positiva e dinamica dell’impresa.
Nel caso in cui non si abbiamo già a disposizione dei locali interni adeguati a questo fine, conviene sempre scegliere una location esterna, inedita e con spazi funzionali all’evento.
Accogliere ad esempio i nostri ospiti in un luogo di cultura e aperto in esclusiva ci permetterà di stupire gli invitati e sarà garanzia di successo. Affidiamoci con fiducia all’Event Manager della location e confrontiamoci in maniera aperta e precisa, chiarendo esigenze, aspettative, obiettivi e ovviamente il budget a disposizione.
La scelta della struttura porterà in maniera naturale alla pianificazione dell’evento, dal timing alle diverse attività da svolgere. Sfruttate gli spazi a disposizione per alternare momenti aggregativi a momenti dedicati che sorprendano ed emozionino, come ad esempio un percorso culturale personalizzato.
Verificate che le sale siamo corredate di quanto necessario: attrezzature tecniche, wi-fi, arredi, etc. L’ambiente scelto dovrà attrarre e coinvolgere i presenti ma soprattutto permettervi una comunicazione ottimale: i saluti del Presidente, la divulgazione di dati, la condivisione di nuovi obiettivi aziendali, etc.
Un party aziendale non può ovviamente definirsi tale senza un adeguato servizio catering: che si tratti di un buffet informale o di una cena servita, il menù dovrà appagare sia lo sguardo che l’appetito di tutti i commensali.
Optiamo per un allestimento semplice ed elegante, che inviti alla convivialità, e valorizziamo le eccellenze enogastronomiche del territorio in cui di troviamo. Facciamoci guidare dal fornitore scelto per una proposta che possa soddisfare tutti, anche intolleranti ed allergici.
Un sottofondo musicale ben studiato e un intrattenimento coinvolgente saranno gli ingredienti finali di un evento di successo.
Non dimentichiamo infine di coccolare i nostri ospiti con un cadeau! Che sia personale, funzionale o simbolico, ragioniamo a lungo sulla sua scelta, perché sarà il ricordo della giornata trascorsa e delle emozioni vissute.
Location eventi team-building
Il Team Building è un insieme di attività atte a far interagire un gruppo di persone allo scopo di migliorare la loro capacità di lavorare in squadra. È letteralmente la “costruzione, rafforzamento del gruppo”, ed è questo il suo scopo: fortificare i rapporti per lavorare in modo produttivo.
Trovare la location adatta per questo tipo di eventi non è semplice, spesso è la struttura stessa che suggerisce la migliore attività da proporre: indirizziamoci verso una location fuori dal comune se desideriamo impressionare i nostri ospiti; scegliamo uno spazio dal design moderno ed avveniristico per promuovere una giornata di formazione; puntiamo su una struttura vicina ad aeroporti e snodi autostradali se i partecipanti arriveranno da sedi diverse.
Prima di fermare l’opzione per una struttura, assicuriamoci di essere soddisfatti di tutti i servizi inclusi in offerta, dell’assistenza in loco e dei plus. La presenza di spazi ampi e modulabili è ovviamente un ottimo punto di partenza: permettono infatti la personalizzazione dell’evento e del format stabilito.
Le location che si propongono come ideali per i team building sono di diversa tipologia. Vi sono alcune caratteristiche determinanti per la buona riuscita del nostro investimento:
- spazi indoor
- spazi outdoor (ad esempio una galleria o un’ampia terrazza)
- sale conferenze già attrezzate (regia, microfoni, palco, etc.)
- salette business funzionali per i coach e per una formazione dedicata
- una corretta illuminazione (meglio se naturale)
- servizi catering
- un ampio parcheggio
- zone di disbrigo per i vari allestimenti
È preferibile optare per una struttura che distolga dalle dinamiche quotidiane e che inviti all’incontro con i colleghi in maniera rilassata e informale.
L’obiettivo è “costruire la squadra”, attraverso una formazione specifica che coinvolga e faciliti l’apprendimento. La location gioca un ruolo fondamentale, dovendo “attrarre” i partecipanti fin dalla prima comunicazione dell’evento e rispondere alle loro aspettative per contribuire con successo allo svolgimento delle attività.
Il punto di forza del Museo Nicolis è proprio quello di offrire in qualsiasi occasione Eventi Taylor Made, creati appositamente per soddisfare le singole esigenze con l’accuratezza e la professionalità che ci contraddistinguono, perché… non esiste la location perfetta, ma la location perfetta per l’evento scelto!
Ti aspettiamo al Museo per un caffè e una visita alle nostre collezioni.
