Ammettilo: se stai leggendo questo articolo è perché il tuo obiettivo è realizzare facilmente un evento di successo. Come si dice: “chiavi in mano”, col massimo risultato e minimo sforzo!
Che si tratti di una riunione di lavoro, un convegno, il lancio di un nuovo prodotto oppure di una ricorrenza, un evento vincente rappresenta oggi il nostro miglior biglietto da visita.
È un incontro dedicato alle persone che interagiscono con la nostra realtà, quindi nulla va lasciato al caso o trattato con leggerezza.
Ci sono decisioni da prendere, imprevisti da gestire, variabili da considerare. L’organizzazione può sembrare quindi complicata, soprattutto per chi non ha esperienza o vi si cimenta per la prima volta
Ma non preoccuparti: ecco alcune linee guida ed idee originali per semplificare la pianificazione di un evento vincente.
Perché organizzare eventi aziendali
Un evento, qualunque sia la sua tipologia, deve essere in grado di connettere, di coinvolgere ed emozionare.
In particolare, un evento aziendale, rappresenta l’occasione per comunicare il proprio brand, potenziare e consolidare gli affari e, perché no, attirare nuovi clienti.
Va progettato e sfruttato al meglio, avendo ben chiaro fin da subito cosa vogliamo comunicare, per creare un’esperienza che darà vita ed emozioni e ricordi.
Non si tratta solo di diffondere contenuti aziendali, ma di stabilire delle “connessioni”, diffondendo un’immagine positiva e dinamica dell’impresa.
La domanda chiave è quindi “a quale target mi rivolgo?” ovvero: chi sono i miei ospiti? Chi sarà presente e chi non deve assolutamente mancare? E ancora, cosa si aspettano?
Un evento crea infatti Consapevolezza. Per chi lo organizza e per chi lo vive. La cognizione di ciò che l’azienda rappresenta per il tuo team e per il tuo cliente.
E gli elementi chiave per realizzarlo sono un mix sapiente di contenuti professionali, efficienza organizzativa, comfort e divertimento.
Idee originali eventi aziendali
Che si tratti di un evento corporate, trade o customer, l’importante è lasciare il segno!
Ma trovare idee originali non è facile e lo spettro di un evento noioso che non coinvolga i nostri ospiti spaventa anche gli organizzatori più esperti.
Non è solo la mente ad essere protagonista, un evento va sentito e vissuto con tutti i sensi.
L’occhio vuole la sua parte, lo spirito vuole essere motivato, la bocca saziata…e chi ne ha più ne metta!
Il segreto è trovare il giusto equilibrio tra contenuti ed intrattenimento. Le possibilità sono molteplici. Dalla testimonianza di un ospite famoso, alle attività di team building, passando per catering gourmet allietati da concerti dal vivo.
Fidiamoci della nostra stessa esperienza, sugli eventi che ci hanno maggiormente colpito ed interessato.
Riflettiamo sul target scelto e valutiamo la modalità più efficace per catturare l’attenzione, come “condire” i contenuti raccontando case history, sorprendendo con la tecnologia e creando la giusta interazione.
Non dimentichiamo di sfruttare soprattutto le caratteristiche e il valore aggiunto della location scelta.
Accogliere ad esempio i nostri ospiti in un luogo di cultura ricco di collezioni iconiche e aperto in esclusiva per loro sarà il plus che renderà il tuo evento indimenticabile.
Emozionare è la parola chiave e, in questo senso, la location gioca un ruolo fondamentale e rappresenta l’idea vincente per arricchire e completare.
Location per eventi
La giusta location è il fattore determinante. Assieme alla stima del budget e alla comunicazione è la chiave di un evento di successo.
Ma come trovarla? E soprattutto: come cercarla?
Affidiamoci ai siti specializzati, ai fornitori con cui lavori, ma soprattutto al passaparola. La sede perfetta per il nostro evento può essere proprio lì dove non avremmo mai immaginato.
Una location unica e diversa dal solito ci permetterà di stupire gli invitati e ci darà la garanzia della loro presenza. Temiamo sempre a mente che il luogo in cui scegliamo di organizzare un evento deve rispecchiare (se possibile addirittura superare!) l’immagine che vogliamo comunicare e lo standard che vogliamo rispettare.
Non guardiamo gli spazi solo in base al numero di ospiti; non è importante solo la capienza, ma la disposizione, la luminosità, la facilità di allestimento. Altro fattore da tenere in considerazione è che sia facile da raggiungere dalle principali autostrade, aeroporti e stazioni ferroviarie e che abbia ovviamente un ampio parcheggio.
Le location più organizzate ed esclusive offrono quasi tutto ciò che può essere utile (i servizi di segreteria, gli allestimenti tecnici, gli arredi, gli addobbi,etc). Leggiamo con attenzione quanto incluso in offerta, guarderemo il preventivo finale con più serenità!
Lo spazio scelto può essere inoltre un inaspettato strumento di comunicazione per i suoi contenuti.
Non limitiamoci ad allestirla: diamo luce il suo valore aggiunto, raccontiamola, spieghiamo i motivi per cui è stata scelta, stupiamo con aneddoti e curiosità.
Anche le bellezze del territorio in cui è posizionata rappresentano un valore aggiunto da non sottovalutare. Con un piccolo elenco di cosa non perdersi quando saranno in zona (per il nostro evento!), gli ospiti saranno maggiormente invogliati a partecipare. Ad esempio, a Villafranca di Verona, è “d’obbligo” assaggiare il dolce tipico, le golosissime sfogliatine, ammirando il meraviglioso Castello scaligero che addirittura l’immortale Shakespeare cita in “Romeo e Giulietta”.
In sede d’evento, non dimentichiamo di accogliere con calore per creare la giusta atmosfera (un red carpet, un flute di benvenuto, una musica di sottofondo, etc). Una curata ospitalità favorisce la conversazione (soprattutto quella business) e gli ospiti si sentiranno subito benvenuti e invogliati a recepire i contenuti del nostro evento.
Come organizzare un evento aziendale di successo
La prima cosa da definire è il budget complessivo a nostra disposizione. Per utilizzarlo al meglio è utile suddividerlo secondo le diverse voci (location, catering, fornitori esterni, cadeaux, etc) grazie ad un budget plan.
Si tratta di uno strumento indispensabile per gestire quanto economicamente stabilito, rispettare i limiti ed ottimizzare il nostro investimento. Avere sempre chiaro l’ammontare delle spese aiuta a focalizzarsi su quanto è indispensabile senza perdersi in futili questioni.
Spesso un budget illimitato può portare a perdersi; al contrario una chiara cognizione economica ci indirizza sulle scelte più adeguate e semplifica le nostre decisioni.
Fissato il budget, lo step successivo è individuare la data ideale tenendo conto degli eventuali eventi nazionali ed internazionali inerenti al tuo business (fiere, manifestazioni, appuntamenti di settore) che possono ostacolare l’adesione come, al contrario, favorirla.
Quindi focalizziamoci su cosa fare e in che ordine stilando una check list delle priorità, in cui annotare quali elementi del nostro team coinvolgere in base al loro ruolo, così come i fornitori a cui far riferimento.
Non trascuriamo mai i dettagli, l’occhio vuole SEMPRE la sua parte! Sarà utile in questo senso definire un primo timing indicativo dell’evento e la relativa comunicazione.
Dedichiamoci con cura a questo punto. La giusta promozione dell’evento è un punto chiave della sua organizzazione, ma non di meno la scelta di quali canali utilizzare per raggiungere correttamente il target scelto. Ci aiuterà nella pianificazione l’immancabile calendario editoriale, per programmare le pubblicazioni in modo coinvolgente e generare aspettativa e curiosità. Per dare maggiore visibilità creiamo un hashtag su misura, soprattutto nel caso in cui il programma preveda la partecipazione di importanti professionisti o celebrità.
In sede d’evento scegliamo quali momenti condividere con la nostra community e quali dedicare alla comunicazione post evento per rievocare le emozioni e valorizzare il lavoro svolto.
Agenzia o fai da te?
Non è facile dare la giusta risposta. Sicuramente chi organizza eventi per professione ha come bagaglio l’esperienza per aiutarti al meglio. Ma siamo noi che viviamo giornalmente la nostra azienda, conosciamo clienti e fornitori e le loro aspettative.
Certo delegare è comodo, soprattutto le questioni più annose, come la razionalizzazione dei costi e la gestione dei fornitori. Ma organizzare personalmente il proprio evento è una soddisfazione che non ha paragoni.
In questo senso può essere utile individuare la figura che meglio può aiutarci a realizzare la nostra idea, ad esempio l’event manager della location scelta. Grazie alla sua conoscenza della sede e all’esperienza degli eventi ospitati, sarà un’ottima fonte di spunti e suggestioni creative per dare vita al nostro concept.
Ricordiamoci che l’evento perfetto non esiste. Esiste quello fatto su misura.
Il nostro punto di forza è quello di offrire in qualsiasi occasione Eventi Tailor Made, creati appositamente per soddisfare le singole esigenze con l’accuratezza e la professionalità che ci contraddistinguono.
Ti aspettiamo al Museo per un caffè e una visita alle nostre collezioni.
